Comment fonctionne la fonctionnalité d’envoi d’e-mail dans Eezytrace ?

Destinataires possibles

Les e-mails peuvent être envoyés à :

• Des utilisateurs internes d’Eezytrace

• Des contacts externes (fournisseurs, service achat, etc.)

Création d’un envoi d’e-mail

1. Accéder à la configuration

   • Cliquez sur Créer un envoi d’e-mail.

2. Renseigner les informations générales

   • Nom de l’envoi

   • Description (facultative)

3. Définir le contexte et les conditions de déclenchement

   • Choisir l’enregistrement concerné

   • Préciser si l’e-mail doit être envoyé pour :

     • Les enregistrements Conformes

     • Les enregistrements Non conformes

     • Tous les enregistrements

   • Sélectionner les sites et sections concernés

   • Choisir le mode d’envoi :

     • À chaque enregistrement

     • Envoi groupé (pour les enregistrements du jour ou de la veille)

4. Définir les destinataires

   • Votre propre adresse

   • Autres utilisateurs de l’Espace manager

   • Contacts externes (service achat, etc.)

   • Envoi automatique aux fournisseurs pour les contrôles de réception (en renseignant leur adresse e-mail dans leur fiche fournisseur)

5. Personnaliser le contenu

   • Définir l’objet et le message de l’e-mail

   • Joindre :

     • Un PDF avec les détails de l’enregistrement

     • Jusqu’à 6 photos

     • Le détail de la fiche de non-conformité (avec jusqu’à 3 photos supplémentaires)

6. Enregistrer la configuration

   • Cliquez sur Enregistrer.

Résultat

Dès qu’un enregistrement répond aux critères définis, Eezytrace envoie automatiquement un e-mail aux destinataires choisis, avec les pièces jointes prévues.
Il est possible de créer autant d’envois que nécessaire pour couvrir tous vos besoins opérationnels.